Чтобы все рядовые проблемы, связанные с переездом не превращались в длительную и трудно разрешимую задачу, весь процесс необходимо разбить на этапы и выбрать координатора. Многие фирмы не только осуществляю грузоперевозки, но и дают советы, как выполнить переезд офиса в кратчайшие сроки, без потерь имущества и с минимальным трудоресурсом.
Грамотный координатор – залог успешного переезда
На человека, который займет временную должность координатора, возлагаются все главные рабочие моменты. На нём ответственность за четкость и грамотность плана, минимизацию рисков порчи имущества, сроки осуществления переезда. Итак, как организовать работу? Во-первых, нужно дождаться, когда руководитель объявит, что договор о новой аренде подписан, и вместе с ним определить временные рамки по подготовке к переезду и самому переезду.
Далее:
- Поставить в известность сотрудников фирмы о будущем перемещении в новое здание. Можно устроить небольшое собрание для всех или лично сообщить всем начальникам.
- Очень актуальной станет предварительная ознакомительная экскурсия по новому месту работы. Начальники отделов смогут уже на этом этапе продумать, каким образом рациональнее организовывать рабочий процесс, размещать рабочие места и мебель, чтобы всё было максимально функциональным.
- Нужно разработать план по всем этапам переезда и согласовать его с руководством и главами подразделений.
- Переезд может вызвать неудобство у клиентов фирмы, поэтому их необходимо заблаговременно оповестить о предстоящей смене офиса, хорошо, если каждому клиенту будет предоставлена карта с новым адресом и картой проезда.
- На подготовку к переезду нужно выделить от 0,5 до 1,5-2 месяцев (всё будет зависеть от масштабов территории, которые занимала компания, вида деятельности, количества сотрудников в штате).
- Чтобы переезд был быстрым и без отрыва от рабочего процесса, лучше выбирать выходной день ранним утром или поздним вечером.
Что необходимо сделать накануне переезда?
В каждом отделе нужно создать рабочую группу, которая будет отвечать за упаковку архивной и текущей документации, маркировку емкостей, в которых она будет транспортироваться, упаковку инвентаря, мебели, составление описей.
Если необходимо, разборку-упаковку мебели, отключение различных коммуникаций, специализированного оборудования, можно заказать у привлеченных специалистов и инженеров фирмы, которая будет заниматься транспортировкой.
Также, на координаторе и рабочей группе отделов, разработка внутреннего распорядка, проверка проведения влажной уборки, обеспечение всех подразделений ключами от необходимых помещений.
Юрисконсульт организации после переезда должен, с учетом требований госорганов, оформить новый юридический адрес.
